Project management: gestire le tempistiche di un progetto

L’ombrello lo compri quando fuori sta già piovendo o ce l’hai già in casa prima di uscire? Allora perché quel progetto così “strategico” per il suo evento (sia esso un sito internet o una mobile app) il cliente ce lo commissiona solo a pochi giorni dalla grande data?

Ci sono indubbiamente tutta una serie di problematiche e criticità legate alla gestione dei lavori per conto dei clienti, non ultima lo sappiamo quella puramente fiscale e di incasso. É per questa ragione che ho pensato di iniziare un percorso di post dedicati al project management, in tutti o quasi i suoi aspetti.

Credo però concorderete tutti che le maggiori “difficoltà” nella gestione dei progetti (Project Management per l’appunto) sono legate principalmente alle tempistiche.

Vediamo tanto per cominciare tre situazioni tipiche con le quali immagino chiunque di noi si sia scontrato almeno una volta, e quali potrebbero essere le possibili “soluzioni” per evitare il loro ripetersi.

L’approvazione preventivo

Iniziamo appunto dalla fase di approvazione del preventivo. D’accordo che questa dovrebbe essere materia di competenza del vostro commerciale o account, ma se siete un freelance o lavorate in una web agency di piccole o medie dimensioni, sono certo che la cosa riguarda da vicino molti di voi. A volte passano settimane se non addirittura mesi, dalla fatidica firma. Questo accade anche se quando vi hanno contattato la prima volta, vi hanno detto: “è un progetto strategico e ho una certa urgenza”.

Allora che fine hanno fatto? Stanno valutando altre proposte? Lecito attenderselo. Ma ci vogliono davvero mesi per leggere due o tre preventivi? Non credo proprio, anche perché per esperienza alcuni documenti (che poi in seguito e in confidenza i clienti mi hanno mostrato) sono composti da si e no tre pagine, di cui una è la copertina!

Come possiamo evitare questo primo scoglio? Cerchiamo magari di essere il più chiari ed espliciti possibili già in fase di presentazione offerta. Proviamo ad informare il cliente che l’offerta sarà valida solo per un “tot” di giornate e che, se prenderà una decisione entro breve, il progetto potrà essere realizzato entro determinate tempistiche. Altrimenti, in caso contrario, sarà tutto da ridiscutere una volta ottenuta approvazione. Insomma, con le dovute buone maniere facciamo capire che abbiamo anche altri progetti e clienti da curare e fortunatamente non siamo con le mani in mano.

Bene, superato vittoriosamente questo primo scoglio ecco presentarsi le sfide più ardue, adatte solo ai più impavidi.

L’organizzazione del materiale

Non esagerando questa potrebbe essere comparabile alla tredicesima fatica di un Ercole dei tempi moderni!

Ma vediamo la cosa dal inizio: avete ottenuto la firma del vostro preventivo e avete fatto presente al cliente quale materiale dovrà fornirvi. Bene, che faccia a fatto? Ha biascicato una risposto tipo “Ma io non ho tempo di preparare tutto questo”? Che si fa ora? A meno che non abbiate offerto al cliente un servizio all-inclusive comprensivo di attività di copy-writing di tutto il suo catalogo, shooting fotografico completo di post-produzione immagini, attività di data entry del tutto mediante CMS e quant’altro, attenzione perché il peggio sta per cominciare!

Innanzitutto vi scontrerete (molto probabilmente) con una disorganizzazione che renderà arduo reperire testi ed immagini, in formati omogenei. Un po’ di informazioni saranno disponibili in formato Word, altre in Excel, altre ancora in formato PDF (ad esempio vecchi cataloghi o brochure). Le immagini poi è presumibile siano disponibili in una qualità discutibile. Spesso e volentieri poi, queste informazioni risiedono nei vari dischi di rete, o sono reperibili (forse) tramite l’agenzia di comunicazione che, se esiste ancora e non ha formattato gli archivi, ve le farà avere con comodo.

Come possiamo affrontare vittoriosamente questo scoglio? Badate bene ho detto “affrontare” e non “evitare” perché salvo essere davvero fortunati, o come già detto aver offerto al cliente un servizio all-inclusive, non potrete evitare di scontrarvi con questa situazione.

La possibile soluzione è ovviamente quella di prevenire il più possibile l’insorgere di tali situazioni, sondando già in fase di incontro preliminare la disponibilità e qualità del materiale. In caso offriamo noi stessi (ovviamente sotto adeguato compenso) una consulenza di analisi ed organizzazione del materiale disponibile. Proponiamo di affiancare il cliente o il suo referente interno per agevolarlo in tale frangente. Il vecchio adagio del “prevenire è meglio che curare” funziona non solo per l’igiene orale, ma anche nel nostro caso.

Far digerire al cliente che dovrà spendere per attività di copy, servizi fotografici non previsti o l’acquisto di immagini online solo dopo che vi avrà accettato il preventivo, è molto più difficile che non farlo in fase di trattativa iniziale.

State pur certi che comunque vi si presenteranno altre situazioni che metteranno alla prova la vostra tenacia, come ad esempio il momento in cui il cliente si renderà conto (magari proprio grazie alla vostra attività di iniziale consulenza) che i dati tecnici dei suoi prodotti o le descrizioni dei suoi servizi sono quelle di dieci anni fa e dovrà fornirvi almeno una “traccia” dei nuovi dati, così che voi possiate completare la vostra attività di copy.

Mettetevi comodi e lasciate scorrere le mail in fiduciosa attesa … prima o poi una mail con oggetto “Nuovi testi per sito internet” arriverà!

Fase di test e fine-tuning

A parte il fatto che molte volte potrebbe rivelarsi davvero inutile, la fase di test e fine-tuning dovrebbe essere come la luce in fondo al tunnel. Perché dico che potrebbe rivelarsi inutile? Perché state certi che una volta che il progetto sarà in produzione, e voi sarete già con la testa altrove, il cliente inizierà a chiedervi modifiche e correzioni che vi faranno pensare “Ma allora i tre mesi di test a cosa sono serviti?!”.

Se il cliente vi ha sottoscritto un contratto di assistenza e manutenzione, bhe che dire ?! … il discorso si chiude qui e buon lavoro. Se invece non avete previsto questa eventualità, occorrerà sfoggiare la giusta dose di buon senso e allo stesso tempo far valere le vostre ragioni contrattuali. Per prima cosa valutate sempre le richieste che giungono dal cliente e, consiglio mio, se prevedete che non vi comportino più di poche ore di lavoro effettuate le modifiche e con i dovuti modi riportatelo al cliente che di certo apprezzerà.

Se invece gli interventi richiesti post-rilascio ipotizzate possano richiedere sforzi più intensi, appellatevi al documento di offerta sottoscritto a suo tempo o lasciate che se ne occupi il vostro commerciale ma in ogni caso mediate con il cliente un importo extra (se possibile) a copertura delle nuove attività.

Le situazioni che ho descritto sono naturalmente state vissute tutte in prima persona, anche se in alcuni casi ho volutamente amplificato la cosa. Vi ci ritrovate in quanto ho scritto? Avete affrontato e risolto problematiche simili? Se vi va di condividere la vostra visione e le vostre esperienze a riguardo, non avete che da scrivere qui sotto. Alla prossima.